Gedragscode uitgebreid

1. Waarom hebben we een Gedragscode?

Deze Gedragscode hebben we, omdat we duidelijkheid willen geven over hoe we binnen Louwman Group met elkaar en met externen omgaan en hoe externen met ons omgaan. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:  

1.1. Waar staat Louwman Group voor? Onze missie en kernwaarden

Onze missie

Passie om mensen te bewegen.

Onze kernwaarden

Als familiebedrijf staan we voor vier kernwaarden die richting geven aan onze keuzes, ons verbinden en ons dagelijks gedrag bepalen.
  1. Gedreven door de klant: We stellen onze klant voorop en verdiepen ons in zijn wensen. We beseffen hoe belangrijk mobiliteit voor mensen is en doen ons uiterste best om de beste oplossing aan te bieden. We willen verwachtingen waarmaken en klanten verrassen, in alles wat we doen.
  2. Blijven verbeteren: We geloven in permanente verbetering en leunen nooit achterover. We hebben een passie voor kwaliteit en voorliefde voor vakmanschap. We willen het elke dag beter doen, omdat onze klant het beste verdient. We zorgen voor slimme oplossingen en een soepele werkwijze. We stimuleren persoonlijke en professionele ontwikkeling.
  3. Verantwoordelijkheid voelen: We staan voor wat we doen. We voelen ons verantwoordelijk en tonen eigenaarschap. We komen onze afspraken na en willen resultaat boeken; voor onze klanten en onze partners, voor onszelf en voor de maatschappij. We zijn slagvaardig en opereren zorgvuldig. We nemen initiatief en pakken problemen daadkrachtig aan. We durven te kiezen en tonen lef.
  4. Samen zijn we Louwman: We geloven in de kracht van teamwork. We gaan duurzame relaties aan met elkaar, onze klanten en onze partners. We zijn een hechte familie van bedrijven die nauw samenwerken en zich verbonden voelen. We werken voor Louwman Group en hebben een functie bij een van de bedrijven. We hebben plezier in ons werk en zijn trots op wat we samen bereiken. Samen zijn we één.
 

1.2. Voor wie is onze Gedragscode bestemd?

Onze Gedragscode geldt voor:  

2. Verantwoordelijkheid voelen

Louwman Group heeft een goede naam en reputatie. Dit heeft alles te maken met het vertrouwen dat wij geven aan en dat wij krijgen van onze klanten en opdrachtgevers. We staan voor wat we doen. En we doen wat we beloven. Onze klanten beoordelen ons op onze acties en daden. Dus zolang we onze kernwaarden naleven, dragen we bij aan onze missie. We komen onze afspraken na en willen resultaat boeken: voor onze klanten en onze partners, voor onszelf en voor de maatschappij. Welke functie of rol jij ook hebt, we verwachten dat je onze Gedragscode actief naleeft. Dat is een kwestie van verantwoordelijkheid voelen én nemen. Dus we nemen initiatief en pakken problemen daadkrachtig aan. We durven te kiezen en tonen lef.

2.1. Jouw verantwoordelijkheden

Deze Gedragscode is er voor jou, als leidraad voor gepast gedrag. Zorg dat je hem begrijpt én toepast bij je werkzaamheden. Dan draag je bij aan onze goede reputatie en aan een fijne werkplek en cultuur waar iedereen zich thuis voelt. Dan kun je rekenen op onze steun, omdat je het juiste doet en integer werkt. We gaan binnen Louwman Group doelmatig, verantwoordelijk en integer om met elkaar en met al onze bedrijfs- en communicatiemiddelen en social media. Zo zorgen we voor een goede werksfeer en beschermen we onze bedrijfsgegevens, systemen en netwerken. We voeden zo ook onze goede naam. Jij houdt de reputatie van Louwman Group hoog. Gebruik je logische verstand: Eigenlijk gaat deze Gedragscode vooral om doen wat juist is en met de juiste bedoeling. Dan is nadenken voordat je handelt, vaak al voldoende: ‘wat hoort bij mijn functie of rol?’; ‘ben ik bevoegd deze afspraken te maken, of deze overeenkomst te ondertekenen namens mijn bedrijf?’; ‘wat hoort bij ons als bedrijf?’; ‘hoe zou ik zelf behandeld willen worden?’; ‘breng ik mezelf of Louwman Group in verlegenheid?’ Bij twijfel: Als je twijfelt, stel jezelf eerst deze vraag: ‘is dat wat ik (of de ander) doe(t) verstandig, ethisch en wettelijk correct?’ Vraag ook advies aan je leidinggevende, collega of contactpersoon. Wat kun jij doen?  

3. Samen zijn we Louwman: Mensen staan voorop in alles wat we doen: klanten, medewerkers en de samenleving

 

3.1. Hoe gaan we met elkaar om?

Wij vinden het belangrijk dat al onze medewerkers en partners zich professioneel, respectvol, vriendelijk en beleefd gedragen naar elkaar, onze klanten en onze partners, ongeacht etnische of nationale herkomst, godsdienstige overtuiging, geslacht, seksuele voorkeur of handicap. Dit gedeelte van onze Gedragscode geeft een overzicht van de normen voor goed gedrag dat wij van jou verwachten. Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?  

Wij vinden ongewenst gedrag niet acceptabel en tolereren dit niet.

Onder ongewenst gedrag wordt verstaan: discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, (fysiek en verbaal) geweld en andere vormen van (verbale) agressie. Feedback, kritiek en kritische opmerkingen worden altijd op een passende en respectvolle wijze verwoord. Iedere vorm van ongewenst gedrag vinden wij onaanvaardbaar en kan leiden tot beëindiging van het dienstverband of de relatie. In specifieke gevallen hanteren wij een zero tolerance* beleid.  

Wat verstaan wij onder pesten?

Onder pesten wordt onder andere verstaan: het systematisch uitoefenen van psychisch, verbaal, visueel, fysieke intimidatie of geweld door één persoon of een groep personen tegen meestal één ander die niet (meer) in staat is zichzelf te verdedigen. Binnen Louwman Group tolereren wij pesten niet. Als iemand iets als pesten ervaart, gaan we altijd eerst in gesprek met alle betrokkenen. In specifieke gevallen geldt een zero tolerance* beleid: als er sprake is van kwaadaardige geruchten, leugens en valse beschuldigingen, fysieke aanvallen of bedreigen met geweld of pesten, zeker als die intimiderend overkomen of discriminerend zijn.    

Wat verstaan wij onder (seksuele) intimidatie?

Intimidatie omvat gedrag dat het doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat er een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Onder seksuele intimidatie wordt onder andere verstaan: alle opmerkingen en gedragingen met een seksuele lading die als ongewenst, intimiderend of vernederend worden ervaren (zoals ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal/non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard).  Het is moeilijk om intimiderend gedrag te definiëren omdat dit voor iedereen anders ligt. Het gaat er om of je de aanrakingen, opmerkingen en/of seksueel getinte aandacht vervelend vindt; wat de één niet als probleem ervaart, kan voor een ander zeer vervelend zijn. Als iemand iets als intimidatie ervaart, gaan we altijd eerst in gesprek met alle betrokkenen. In alle gevallen geldt bij ons een zero-tolerance beleid bij (seksuele) intimidatie. Wij willen namelijk voor iedereen een prettige en veilige werkomgeving.  

Wat verstaan wij onder (fysiek en verbaal) geweld?

Onder (fysiek en verbaal) geweld vallen vier vormen van agressie en geweld: Ongeacht waar: bijvoorbeeld een van onze werklocaties (inclusief buitenterreinen en parkeerplaatsen) of een locatie van een partner of klant. In alle gevallen geldt bij ons een zero-tolerance* beleid bij agressie en geweld.  

Dit verstaan wij onder discriminatie:

Discriminatie is iemand ongelijk behandelen, achterstellen of uitsluiten op basis van een persoonlijk kenmerk. Denk aan geslacht of genderidentiteit, ras, huidskleur, etniciteit of nationaliteit, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid handicap of leeftijd. Ervaart iemand iets als discriminatie, dan praten we natuurlijk eerst met alle betrokkenen. Bij aantoonbaar grove vormen van discriminatie geldt bij ons een zero-tolerance* beleid.
*Zero Tolerance Zero tolerance beleid betekent dat indien iemand aantoonbaar onze Gedragscode overtreedt, direct passende maatregelen zullen worden genomen, zoals het beëindigen van de (werk)relatie.  

3.2. Samen zijn we Louwman: Diversiteit en betrokkenheid

Bij ons krijgt iedereen de kans het beste uit zichzelf te halen en bij te dragen aan het succes van Louwman Group. We respecteren diversiteit in achtergrond, verschillen, talenten en professionele en persoonlijke kwaliteiten. Bewust ontwikkelen en behouden we een personeelsbestand dat even divers is als de markten die we bedienen. Bewust zorgen we voor een werkomgeving met gelijkheid en kansen voor iedereen en waarin iedereen meetelt. We respecteren diversiteit, niet alleen in elkaar, maar ook in onze klanten, partners en leveranciers; kortom in iedereen met wie we contact hebben. Breng feedback, kritiek en kritische opmerkingen altijd passend en respectvol. Wees je bewust van culturele gevoeligheden, want wat binnen de ene cultuur acceptabel is, is dat niet persé in een andere cultuur. Oog hebben voor deze verschillen vinden we belangrijk binnen Louwman Group. Diversiteit kun je hierin herkennen: persoonlijkheid, uiterlijk, levenswijze, denkwijze, werkervaring, nationaliteit, ras, huidskleur, godsdienst, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicaps of andere verschillen. Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen? Louwman Group vindt het belangrijk om bij te dragen aan het verkleinen van de afstand die mensen tot de arbeidsmarkt hebben. Wij willen structureel werk maken van Social Return en dit in onze organisatie inbedden.  

4. Onze werkplek

4.1. Schone werkplek

We zorgen ervoor dat onze werkplek er representatief uitziet en netjes en opgeruimd wordt achtergelaten. Als het niet nodig is om apparatuur continu aan te laten, dan zet je deze uit. Dit geldt voor de werkplaats, het magazijn, kantoor en buitenterrein.

4.2. Bedrijfsmiddelen en -eigendommen

Bij Louwman Group gebruiken we onze bedrijfsmiddelen en -eigendommen correct en efficiënt. Deze middelen en eigendommen zijn niet alleen fysiek, zoals gebouwen, voorraden, uitrusting, apparatuur, (reserve)onderdelen en voertuigen. Ze zijn ook niet-fysiek, zoals bedrijfsfondsen, immateriële activa, bedrijfstijd, vertrouwelijke informatie, intellectueel eigendom en informatiesystemen. Gebruik bedrijfsmiddelen en -eigendommen enkel voor legitieme zakelijke doeleinden en bescherm ze tegen diefstal, verlies, schade of misbruik. Ook als het eigendommen van onze klanten en leveranciers zijn. Jouw verantwoordelijkheid:  

4.3. Alcohol, drugs en middelengebruik

Werk je voor Louwman Group onder invloed van drugs, alcohol of andere (verdovende) middelen die je werkprestatie of reactievermogen kunnen verminderen, dan vorm je een onaanvaardbaar risico voor jezelf en anderen. Daarom is het gebruik hiervan streng verboden, tijdens het uitvoeren van werkzaamheden/werktijd en daarbuiten als het gebruik van invloed is op je werk. Verder is het verboden om binnen de kantoorpanden en op de terreinen van Louwman Group drugs, alcohol of andere (verdovende) middelen te hebben en/of te verhandelen, verkopen, door te geven of te distribueren. Samen zijn we bij Louwman Group immers verantwoordelijk voor een veilige werkplek en veilig werken. Alcohol, drugs- en/of (verdovende) middelen gebruik die schadelijk zijn voor de uitvoering van werkzaamheden of de reputatie van Louwman Group kán leiden tot nemen van passende maatregelen, zoals het beëindigen van de (werk)relatie.

4.4. Roken

‘Verboden te roken’ geldt in en rond alle panden van Louwman Group en geldt ook voor de elektronische sigaret. Er mag alleen gerookt worden waar dit uitdrukkelijk is aangegeven. Rook in principe in je pauzes en na werktijd. Gooi sigaretten en andere rokersartikelen niet op de grond, maar in de daarvoor bestemde afvalbak.

4.5. We voelen ons verantwoordelijk voor veilig werken en verminderen onze milieubelasting (VGM)

Veilig op het werk! Gezond weer thuis.

Bij Louwman Group beschermen we elkaars gezondheid en veiligheid actief: van medewerkers, klanten, partners en de maatschappij. Dit doen we om een veilige, gezonde en duurzame werkomgeving te creëren: in onze gebouwen, bij onze klanten of partners en op de weg. We nemen dit zo serieus, dat onveilig gedrag of milieuovertredingen sancties kunnen opleveren. Jouw verantwoordelijkheid ofwel, wat moet je doen?

Duurzame bedrijfsvoering en lagere milieubelasting

We voorkómen schade aan spullen en milieu en we beperken steeds meer onze milieubelasting. Zo mogelijk hergebruiken we onze goederen en we werken aan de verlenging van de levensduur. Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?  

5. Gedreven door de klant handelen wij altijd integer

Iedereen met wie we in contact komen behandelen we met eerlijkheid en integriteit. Integer handelen omvat alle aspecten van je werkzaamheden en taken. Integer handelen betekent ook dat jij bij verkooptransacties eerlijk en met inachtneming van wetten en regels handelt. Bovenal handel je in lijn met onze kernwaarden. Wat kan jij doen?

5.1. Anti-omkoping en corruptie

Bij Louwman Group houden we onze reputatie hoog en versterken we haar actief. Eerlijk zaken doen staat voorop. Vandaar dat we nooit steekpenningen of smeergeld aannemen of betalen. Ook geruchten van omkoping en corruptie kunnen onze reputatie schaden. Dus iedere situatie die kan worden beschouwd als corrupt of omkoping, moeten we zien te voorkomen. Onder ‘corruptie’ verstaan we: het (proberen te) verkrijgen van een persoonlijk voordeel of bedrijfsvoordeel door middel van ongepaste of illegale middelen. Voorbeelden van corruptie zijn: omkoping, afpersing, chantage, smeergeld, verduistering, het geven van geschenken.

5.2. Geschenken en entertainment

Een geschenk of dienst mag nooit worden aangeboden of aangenomen als hierdoor een gevoel van verplichting kan ontstaan, of je professionele oordeel erdoor in gevaar komt of kan lijken te komen. Vraag niet om geschenken in de vorm van maaltijden of entertainment en moedig dit ook niet aan bij iemand die zaken doet of wil doen met Louwman Group. Het aanbieden of aannemen van waardevolle geschenken of entertainment kan worden uitgelegd als een ongepaste poging de relatie te beïnvloeden. Bij je beslissing of een bepaald geschenk gepast is, vraag je je af wat de waarde ervan is en of het openbaar maken van het geschenk jezelf, jouw werkgever - onze partner - of Louwman Group in verlegenheid zou brengen.

5.3. Belangenconflicten

Een belangenconflict kan ontstaan wanneer jij een persoonlijke relatie met, of een belang in, een andere onderneming hebt: die relatie kan je zakelijke beslissingen beïnvloeden of kan die indruk wekken bij anderen. Zie je een mogelijk, feitelijk of vermoedelijk belangenconflict, bespreek het dan met je contactpersoon. Een feitelijk, potentieel of vermoedelijk belangenconflict kan jouw reputatie, die van jouw werkgever - onze partner - en die van Louwman Group in gevaar brengen. Houd daarom afstand van feitelijke, potentiële of vermoedelijke belangenconflicten. Is dat belangenconflict er toch, bescherm jezelf dan tegen verdenking van wangedrag: wees transparant, breng je contactpersoon op de hoogte en vraag advies!

5.4. Anti-witwasmaatregelen

We spreken van geld witwassen wanneer personen of groepen (proberen te) verbergen dat hun fondsen of inkomsten het resultaat zijn van illegale zakelijke transacties waaronder terrorisme. Alle bedrijven lopen het risico zo te worden gebruikt! Bij Louwman Group zijn we hiervoor op onze hoede om onze reputatie te kunnen beschermen. Wij leven de wet na en verwachten dit ook van onze partners. Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?

5.5. Mededinging

Mededingingswetgeving beschermt het vrije ondernemerschap en eerlijke concurrentie. We houden ons niet alleen aan deze uitgangspunten omdat het wetgeving is, maar ook omdat wij erin geloven. We verwachten dat iedereen bijdraagt aan het bestrijden van illegale praktijken. Hieronder vallen: Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?  

5.6. Naleving internationale handelswetgeving

Als bedrijf, dat ook buiten Nederland zaken doet, houden wij ons aan alle geldende nationale en internationale voorschriften voor de naleving van handelswetgeving. Denk hierbij niet alleen aan voorschriften over de import, export en binnenlandse handel van goederen, technologie, software en diensten, maar ook aan internationale sancties en handelsbeperkende praktijken. Leven we deze wetten niet na, dan kan dat leiden tot boetes, vertragingen, inbeslagname van goederen, en tot verlies van export- of importprivileges van Louwman Group. Bovendien kan het de reputatie van Louwman Group schaden. Het kan zelfs tot gevangenisstraf leiden. Wees dus op de hoogte van de eisen en hoe deze eisen van toepassing zijn op je functie of rol. Zo draag je als medewerker of partner concreet bij aan de continuïteit van het (internationaal) zaken doen door Louwman Group.   Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?

5.7. Intellectueel eigendom en handelsnamen

Als Louwman Group beschikken we over fantastische merken, ideeën en technologie. Dit heeft ons een mooie reputatie gegeven. Niet alleen die reputatie moeten wij beschermen, maar ook onze waardevolle familienaam, handelsnamen, merken, ideeën, technologie, knowhow, bedrijfsgeheimen en andere intellectuele eigendomsrechten. Voorkom misbruik van intellectuele eigendomsrechten die wij hebben of mogen voeren; ook als die rechten van derden zijn. Houd ideeën en concepten strikt geheim en meld eventuele schending van onze intellectuele eigendomsrechten direct, ook die van onze merken. Bij Louwman Group respecteren we de intellectuele eigendomsrechten van anderen en voorkomen we schending daarvan. We voeren bijvoorbeeld niet de handelsnaam van iemand anders en maken geen producten van een ander na. En we gebruiken bijvoorbeeld alleen software waarvoor we een geldige licentie hebben. Wij verwachten dit ook van onze leveranciers en partners. Doen wij dit niet, dan schaadt dat mogelijk ook onze bedrijfsactiviteiten en onze reputatie. De bescherming en het respecteren van intellectuele eigendomsrechten kan van invloed zijn op onze operationele activiteiten en op ons bestaansrecht. Wil iemand onze merken of onze familienaam gebruiken, overleg dit dan altijd eerst met je contactpersoon.  

6. Samen zijn we verantwoordelijk voor de risicobeheersing van onze communicatie en informatie

6.1. Privacy

Bij Louwman Group respecteren we de privacy van medewerkers, klanten, leveranciers en onze partners. Persoonsgegevens beschermen we tegen oneigenlijke toegang of misbruik door passende, technische en organisatorische maatregelen te nemen. Wanneer we persoonsgegevens aan derden moeten overdragen, dan beveiligen we ze op de juiste wijze. Wat zijn nu precies persoonsgegevens? Denk aan de naam en de contactgegevens van een persoon. Gegevens over ras of etnische afkomst, gezondheidsgegevens, seksuele geaardheid, crimineel gedrag of vakbondslidmaatschap zijn bijzondere persoonsgegevens. Hiervoor gelden strengere regels. Wij mogen alleen persoonsgegevens voor legitieme doeleinden verwerken. Kortom, persoonsgegevens moeten
  1. juist zijn
  2. relevant zijn voor het doel
  3. goed beschermd worden.
Houden we ons niet aan deze eisen, dan lopen we en onze partners het risico dat we personen schade toebrengen. Ook kunnen we of onze partners met een klacht of rechtszaak te maken krijgen of een (hoge) boete. Bovendien zetten we onze goede reputatie en die van onze partners op het spel. Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen?

6.2. Communicatie, vertrouwelijke informatie en social media

Voor onze zakelijke besluiten en dagelijkse activiteiten wisselen we informatie uit. Wij moeten zorgen dat we deze informatie verantwoord creëren, gebruiken en beschermen, vooral bij persoonsgegevens, commercieel gevoelige informatie en intellectueel eigendom, van onszelf en van anderen. Bij vertrouwelijke informatie zijn we extra voorzichtig: deze mag enkel gebruikt worden voor bedrijfsdoeleinden en niet bekend worden gemaakt aan iemand buiten het bedrijf. Zelfs binnen het bedrijf mag vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk zijn voor mensen die deze informatie echt nodig hebben voor hun werk. Denk bij vertrouwelijke informatie aan informatie over leveranciers, technieken, formules, bedrijfs- en marketingplannen, interne bedrijfscommunicatie en informatie over bestaande en toekomstige producten, financiële informatie, inkoopprijzen, prijsinformatie, een voorstel tot overname, joint venture of fusie, overheidsonderzoeken of belangrijke personeelswijzigingen.   Jouw verantwoordelijkheden en wat kan jij doen? Werk je voor of namens ons, dan ben je een visitekaartje van Louwman Group. Ook als je iets als privépersoon uit, dan kunnen mensen dit opvatten als een uiting uit naam van (een onderdeel van) Louwman Group. En dit kan onze reputatie schaden. Vertrouwelijke informatie slaan we op een veilige plaats op, laten we niet achter waar anderen het kunnen zien, sturen we niet naar onbewaakte fax-apparaten of printers en bespreken we enkel waar ‘onbevoegden’ het niet kunnen horen.

7. Wat gebeurt er als ik de Gedragscode overtreed?

Het is jouw eigen verantwoordelijkheid om deze Gedragscode na te leven. Bij overtreding van de beschreven gedragsregels, gaan we uiteraard eerst met elkaar in gesprek. Een schending van de Gedragscode kan in bepaalde gevallen verregaande (juridische) gevolgen hebben. De te nemen maatregelen hangen af van de omstandigheden, maar er is bij overtreding in ieder geval een grond tot het beëindigen van de (werk)relatie met een leverancier of partner of met een individuele werknemer (van een leverancier of partner).  

7.1. Speak up! Meldpunt en contactgegevens

Louwman Group heeft een speciaal meldpunt waar je (potentiële) overtredingen van de Gedragscode, ons beleid of de wet kan melden. Dit meldpunt gebruik je als je je zorgen maakt over een bepaalde situatie die (mogelijk) in strijd is met onze Gedragscode, onze kernwaarden, ons beleid of de wet. Je kunt anoniem melden. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. De Group Compliance Officer van Louwman Group is aangewezen als meldpunt en kan bereikt worden via meldpunt@louwmangroup.nl.
Wijzigingen in de Gedragscode Aangezien zowel Louwman Group, als de markt en de wet- en regelgeving aan verandering onderhevig zijn, wordt ook de inhoud van deze Gedragscode van tijd tot tijd aangepast. Louwman Group behoudt het recht om deze Gedragscode eenzijdig aan te passen. Veranderingen worden gecommuniceerd aan alle medewerkers en leveranciers. In alle gevallen waarin deze Gedragscode niet voorziet, beslist de directie van Louwman Group